Arti Payment Terms dan Hal yang Dipertimbangkan di Dalamnya

Dalam dunia bisnis yang serba cepat dan kompleks, Payment Terms atau syarat pembayaran menjadi peran yang penting dalam setiap transaksi. Payment Terms memegang peran sentral dalam mengatur alur arus kas, stabilitas keuangan, dan hubungan antara penjual dan pembeli.

Kita akan mencari tahu pengertian Payment Terms dan mengupas esensinya, serta menggali dampaknya dalam transaksi bisnis. Melalui pemahaman yang lebih mendalam tentang konsep ini, para pelaku bisnis dapat mengambil keputusan yang lebih bijaksana untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan memperkuat kolaborasi bisnis yang sukses.

Pengertian Payment Terms

Payment Terms, atau dalam bahasa Indonesia disebut syarat pembayaran, adalah ketentuan yang ditetapkan dalam sebuah kontrak atau perjanjian antara penjual dan pembeli mengenai jangka waktu dan cara pembayaran atas barang atau jasa yang diberikan. 

Syarat pembayaran ini mencakup informasi penting seperti tanggal jatuh tempo, jumlah pembayaran, diskon jika ada, dan metode pembayaran yang harus diikuti oleh pembeli.

Dalam konteks bisnis, Payment Terms menjadi bagian esensial dalam menjalankan transaksi dan mengatur alur kas perusahaan. Setiap transaksi yang dilakukan harus jelas dan sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati. 

Syarat pembayaran dapat membantu menjaga likuiditas perusahaan, menghindari risiko pembayaran yang tertunda, dan memperkuat hubungan bisnis dengan para pelanggan atau pemasok.

Berbagai jenis Payment Terms dapat diterapkan, termasuk pembayaran tunai (cash payment), pembayaran kredit (credit payment), pembayaran berjangka (installment payment), atau kombinasi dari beberapa metode pembayaran.

Siapa yang menentukan Payment Terms?

Penentuan Payment Terms biasanya merupakan hasil dari negosiasi antara penjual (penyedia barang atau jasa) dan pembeli (konsumen atau perusahaan lain). Dalam konteks bisnis, Payment Terms dibahas dan disepakati dalam proses penawaran, kontrak, atau perjanjian antara kedua belah pihak sebelum transaksi dilakukan.

Pada umumnya, proses penentuan Payment Terms melibatkan beberapa faktor, seperti:

• Skala dan jenis bisnis
  Perusahaan besar mungkin memiliki kebijakan pembayaran yang berbeda dari perusahaan kecil atau bisnis individu.
• Industri atau sektor
  Setiap industri memiliki praktik dan kebutuhan pembayaran yang berbeda. Misalnya, industri manufaktur dapat memiliki syarat pembayaran berbeda dengan industri jasa.
• Hubungan bisnis
  Jika ada hubungan bisnis yang sudah berlangsung lama dan saling menguntungkan, kemungkinan terjadinya penyesuaian Payment Terms lebih besar.
• Keuangan dan likuiditas
  Kondisi keuangan masing-masing pihak dapat memengaruhi bagaimana Payment Terms ditetapkan. Perusahaan dengan likuiditas yang kuat mungkin dapat menawarkan insentif pembayaran yang lebih menguntungkan bagi pembeli.
• Persyaratan pasar
  Persaingan di pasar juga dapat memengaruhi bagaimana Payment Terms ditetapkan. Penjual mungkin menawarkan Payment Terms yang lebih fleksibel untuk menarik pelanggan.

Ketentuan Payment Terms yang dipilih harus saling menguntungkan dan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan masing-masing pihak. Negosiasi dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang mengakomodasi kepentingan keduanya dan menciptakan transaksi yang adil dan aman. 

Setelah Payment Terms disetujui, informasi ini akan dicatat dalam kontrak atau perjanjian tertulis guna menjaga kejelasan dan keabsahan kesepakatan tersebut. Selanjutnya, pembelian akan diajukan dalam bentuk Purchase Order.

Apa tujuan memakai Payment Terms?

Tujuan menggunakan Payment Terms adalah untuk mengatur dan mengelola proses pembayaran dalam transaksi bisnis agar lebih terstruktur dan transparan. Itulah alasan pentingnya untuk membuat Payment Terms di setiap kesepakatan bisnis. 

Lebih dari itu, berikut ini tujuan dari pembuatan Payment Terms selengkapnya.

• Dengan menetapkan Payment Terms atau syarat pembayaran yang tepat, penjual dapat memastikan bahwa alur kas perusahaan tetap lancar dan likuiditas terjaga. Ini membantu perusahaan menghadapi kewajiban pembayaran dan menghindari risiko kekurangan dana yang dapat mengganggu operasional bisnis.
• Payment Terms yang disepakati secara jelas dan tegas dapat mendorong pembeli untuk membayar tepat waktu. Ini mengurangi kemungkinan pembayaran tertunda atau wanprestasi dalam pembayaran yang dapat menyebabkan ketidakseimbangan keuangan.
• Dalam transaksi kredit, Payment Terms membantu penjual untuk meminimalkan risiko kredit yang dihadapi dengan menetapkan batas waktu dan persyaratan pembayaran yang dapat mengurangi risiko pembayaran gagal atau pembayaran terlambat.
• Payment Terms yang jelas dan adil dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan atau pemasok. Dengan demikian, hal ini dapat memperkuat hubungan bisnis jangka panjang yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
• Syarat pembayaran juga dapat mencakup penawaran diskon untuk pembayaran dini atau insentif lainnya yang dapat mendorong pembeli untuk membayar lebih cepat. Sebaliknya, penjual dapat menetapkan denda untuk pembayaran terlambat.
• Dengan adanya Payment Terms yang jelas, proses administrasi pembayaran menjadi lebih terstruktur dan efisien. Ini membantu mengurangi kesalahan dalam pelacakan dan pemrosesan pembayaran.
• Penetapan Payment Terms yang sesuai dan sah dalam kontrak bisnis juga membantu memastikan kepatuhan hukum dalam transaksi.

Pada dasarnya, ketentuan di dalam Payment Terms harus bersifat saling menguntungkan dan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan masing-masing pihak. Negosiasi dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang mengakomodasi kepentingan keduanya dan menciptakan transaksi yang adil dan aman. 

Setelah Payment Terms disetujui, informasi ini biasanya dicatat dalam kontrak atau perjanjian tertulis guna menjaga kejelasan dan keabsahan kesepakatan tersebut.

Apa isi Payment Terms?

Isi dari Payment Terms dapat bervariasi tergantung pada jenis transaksi dan kesepakatan yang dibuat antara penjual dan pembeli. Namun, secara umum, Payment Terms mencakup beberapa informasi penting yang mengatur aspek-aspek pembayaran dalam transaksi bisnis. 

Berikut adalah beberapa contoh isi yang umumnya terdapat dalam Payment Terms.

• Tanggal jatuh tempo (Due Date)
  Menyebutkan tanggal atau batas waktu kapan pembayaran harus diselesaikan. Ini mencakup tanggal akhir atau jangka waktu yang ditetapkan untuk pembayaran.
• Metode pembayaran
  Menyebutkan metode atau cara pembayaran yang dapat digunakan, seperti pembayaran tunai, transfer bank, cek, kartu kredit, atau metode pembayaran elektronik lainnya.
• Jenis pembayaran
  Menggambarkan jenis pembayaran, apakah itu pembayaran tunai penuh (cash payment), pembayaran kredit dengan jangka waktu tertentu (credit payment), atau mungkin pembayaran berjangka dalam beberapa cicilan (installment payment).
• Jumlah potongan harga atau insentif
  Jika ada, Payment Terms bisa mencakup informasi tentang diskon atau insentif khusus yang diberikan kepada pembeli jika mereka membayar lebih cepat atau dengan metode pembayaran tertentu.
• Denda keterlambatan
  Jika pembeli gagal membayar tepat waktu, Payment Terms dapat menetapkan denda atau biaya tambahan yang harus dibayarkan sebagai konsekuensi keterlambatan pembayaran.
• Kebijakan pengembalian dan klaim
  Mungkin juga mencakup ketentuan mengenai kebijakan pengembalian dana atau klaim dalam kasus ada masalah dengan produk atau layanan yang dibeli.
• Mata uang
  Menentukan mata uang dalam pembayaran jika transaksi dilakukan dalam mata uang asing.
• Informasi penagihan
  Menyertakan rincian tentang alamat dan kontak yang digunakan untuk mengirimkan faktur dan surat penagihan.
• Kondisi kontrak
  Payment Terms juga bisa menjadi bagian dari kontrak yang lebih besar dan mencakup informasi tentang kewajiban, hak, dan tanggung jawab masing-masing pihak dalam transaksi.

Penting untuk selalu membaca dan memahami isi Payment Terms dengan saksama sebelum menyetujuinya. Hal ini akan membantu mencegah kesalahpahaman atau perselisihan di masa mendatang serta memastikan semua pihak terlibat mematuhi ketentuan yang telah disepakati.

Apa yang perlu dipertimbangkan saat membuat Payment Terms?

Saat membuat Payment Terms, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk menciptakan kesepakatan yang adil dan menguntungkan bagi kedua belah pihak dalam transaksi bisnis, antara lain:

• Pertimbangkan ukuran dan karakter bisnis yang terlibat. Bisnis kecil mungkin memerlukan syarat pembayaran yang berbeda dengan bisnis besar. Misalnya, bisnis kecil mungkin menginginkan pembayaran lebih cepat untuk menjaga likuiditas, sementara bisnis besar mungkin lebih fleksibel dengan syarat pembayaran lebih lama.
• Tinjau kemampuan pembeli untuk membayar tepat waktu. Melakukan penilaian kredit pada pelanggan atau konsumen yang berbeda dapat membantu mengurangi risiko keterlambatan pembayaran atau pembayaran gagal.
• Pastikan Payment Terms sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan. Jika perusahaan memiliki likuiditas yang kuat, mungkin lebih mampu menawarkan insentif pembayaran kepada pelanggan. Namun, jika likuiditas lebih terbatas, perlu mempertimbangkan Payment Terms yang membantu menjaga kas perusahaan stabil.

• Setiap industri memiliki praktik pembayaran yang berbeda. Teliti kebiasaan pembayaran yang umum dalam industri untuk mengikuti standar yang diterima dan menjaga daya saing. Pertimbangkan juga apakah memberikan diskon atau insentif tertentu dapat meningkatkan kecepatan pembayaran atau mendorong pembelian lebih besar dari pelanggan.
• Definisikan kebijakan penagihan yang jelas, termasuk periode waktu untuk mengeluarkan faktur dan batas waktu respon atas pertanyaan atau masalah pembayaran dari pelanggan.
• Pertimbangkan sejarah dan hubungan bisnis dengan pelanggan atau pemasok. Jika telah terjalin hubungan yang kuat dan saling menguntungkan, mungkin lebih mudah untuk mencapai kesepakatan Payment Terms yang menguntungkan kedua belah pihak.
• Perhatikan kondisi pasar dan persaingan. Persaingan yang ketat dapat memengaruhi kemampuanmu untuk menawarkan syarat pembayaran tertentu.
• Pastikan Payment Terms yang kamu tetapkan sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku untuk melindungi kepentingan bisnismu secara hukum.

Bagaimana mekanisme pembayaran di dalam Payment Terms?

Metode pembayaran di dalam Payment Terms bisa dilakukan dalam berbagai mekanisme atau bentuk pembayaran yang dapat disepakati antara penjual dan pembeli dalam sebuah transaksi bisnis. 

Berikut adalah beberapa mekanisme pembayaran di dalam Payment Terms pada umumnya.

Setiap metode Payment Terms memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, tergantung pada situasi bisnis, risiko kredit, dan kebijakan perusahaan. Penting untuk memilih metode pembayaran yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan mencapai kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.