Apa Itu Purchase Order dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi kepada pemasok atau vendor untuk memesan produk atau layanan tertentu. 

Dokumen ini merupakan instruksi tertulis yang menguraikan rincian lengkap terkait apa yang akan dibeli, jumlah barang, harga unit, total biaya, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lain yang relevan.

Dalam konteks rantai pasok, Purchase Order menjadi alat penting dalam mengoptimalkan efisiensi dan manajemen persediaan. Dengan menggunakan dokumen ini, perusahaan dapat melacak pesanan yang diajukan, memantau stok, dan memastikan bahwa barang atau layanan yang dibutuhkan tersedia tepat waktu.

Penerapan Purchase Order dalam proses pembelian juga membantu perusahaan dalam mengendalikan anggaran dan pengeluaran. Dengan mengajukan Purchase Order sebelum melakukan pembelian, perusahaan dapat menghindari pembelian impulsif atau melebihi batas anggaran yang telah ditetapkan.

Secara umum, Purchase Order penting bagi perusahaan atau organisasi dalam menjalankan proses pembelian dengan lebih teratur, efisien, dan terkontrol.

Pengertian Purchase Order pada konteks ekspor dan impor

Dalam konteks ekspor dan impor, Purchase Order (PO) tetap memiliki arti yang sama seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, yaitu sebagai dokumen resmi yang digunakan untuk memesan produk atau layanan dari pemasok. 

Namun, ada beberapa perbedaan mendasar ketika Purchase Order digunakan dalam transaksi ekspor dan impor.

Purchase Order dalam ekspor

Dalam ekspor, Purchase Order merupakan instruksi tertulis dari pembeli luar negeri kepada eksportir atau penjual di negara asal. 

Dokumen ini menguraikan rincian pesanan, termasuk produk yang akan dibeli, jumlahnya, harga, tanggal pengiriman, kondisi pengiriman (misalnya, pengiriman laut, udara, atau darat), ketentuan pembayaran, dan dokumen lain yang diperlukan untuk ekspor (seperti faktur komersial, sertifikat asal, dan lain sebagainya). 

Purchase Order dari pembeli ekspor ini menjadi dasar untuk memulai proses ekspor dan menjalankan semua persiapan pengiriman ke negara tujuan.

Purchase Order dalam impor

Dalam impor, Purchase Order merupakan instruksi tertulis dari perusahaan atau importir di negara tujuan kepada pemasok atau eksportir di negara asal. Dokumen ini berfungsi untuk memberitahukan pemasok mengenai pesanan yang dibutuhkan oleh importir, termasuk spesifikasi produk, jumlah, harga, syarat pengiriman, dan ketentuan pembayaran. 

Purchase Order dari importir ini membantu memastikan bahwa pesanan yang diimpor sesuai dengan kebutuhan dan persetujuan yang telah disepakati sebelumnya.

Apa fungsi Purchase Order?

Purchase Order, atau yang sering disingkat PO, merupakan salah satu instrumen yang krusial dalam dunia bisnis, terutama dalam proses pembelian.

Peran penting dari adanya Purchase Order dapat mengoptimalkan efisiensi dan transparansi dalam rantai pasok, menjaga konsistensi persediaan, dan melindungi pihak terkait di dalam kesepakatan dari potensi kesalahpahaman atau sengketa.

Untuk penjelasan lebih lengkapnya mengenai fungsi Purchase Order, berikut ini ulasannya.

• Purchase Order berfungsi sebagai instruksi tertulis yang jelas kepada pemasok atau vendor mengenai produk atau layanan yang akan dibeli, termasuk jumlah, harga, dan rincian lainnya yang relevan.
• Membantu mencegah kesalahan dalam proses pembelian karena semua detail pesanan telah disepakati oleh kedua belah pihak sebelumnya.
• Membantu perusahaan atau organisasi dalam mengendalikan anggaran dan pengeluaran karena pesanan harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
• Mengelola persediaan perusahaan menjadi lebih efisien karena dapat melacak pesanan yang diajukan dan mengetahui kapan barang atau layanan akan tiba.
• Dapat digunakan sebagai dasar untuk bernegosiasi dengan pemasok mengenai harga, syarat dan ketentuan lainnya sebelum pembelian dilakukan.

Apa manfaat menggunakan Purchase Order?

Terutama di dalam perdagangan berskala nasional dan bahkan internasional, di mana lokasi penjual dan pembeli berjauhan, menggunakan fasilitas Purchase Order terbilang sangat krusial dalam menjamin bisnis yang profesional. 

Berikut ini beberapa manfaat menggunakan Purchase Order.

• Purchase Order dapat meningkatkan transparansi dalam proses pembelian karena semua detail pesanan tercatat secara tertulis dan dapat diakses oleh kedua belah pihak.
• Mempermudah proses audit dan rekonsiliasi karena semua transaksi pembelian akan terdokumentasi dengan baik.
• Purchase Order memberikan perlindungan hukum bagi kedua belah pihak dalam kasus persengketaan atau masalah yang timbul terkait pembelian.
• Meningkatkan efisiensi dalam proses pembelian karena mengurangi risiko kesalahan dan memastikan konsistensi dalam pelaksanaan pesanan.

Apa isi Purchase Order?

Isi dari Purchase Order (PO) dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan praktik bisnis dari masing-masing perusahaan atau organisasi. Namun, secara umum, Purchase Order bisa mencakup beberapa informasi berikut.

• Nomor Purchase Order sebagai nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi dan melacak Purchase Order secara internal.
• Tanggal pembuatan pada saat Purchase Order dibuat.
• Data perusahaan berisi ama dan alamat perusahaan atau organisasi pembeli.
• Data pemasok berupa nama dan alamat perusahaan atau vendor yang akan menerima Purchase Order.
• Deskripsi produk atau layanan menyangkut rincian lengkap tentang produk atau layanan yang akan dibeli, termasuk spesifikasi teknis jika diperlukan.
• Jumlah pesanan atau jumlah unit produk atau layanan yang akan dibeli.
• Harga satuan atau harga per unit produk atau layanan.
• Total biaya untuk seluruh pesanan, yang merupakan hasil perkalian jumlah pesanan dengan harga satuan.
• Syarat dan ketentuan pembayaran seperti tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, dan instruksi pembayaran lainnya.
• Syarat dan ketentuan pengiriman menyangkut tanggal pengiriman, metode pengiriman (misalnya, laut, udara, atau darat), alamat pengiriman, dan instruksi pengiriman lainnya.
• Syarat dan ketentuan lainnya. Misalnya, garansi produk, kebijakan pengembalian, dan ketentuan khusus lainnya yang relevan untuk pesanan.
• Tanda tangan dan stempel yang harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang sebagai persetujuan resmi dari perusahaan atau organisasi pembeli.

Perlu dicatat bahwa isi Purchase Order dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan dapat mencakup informasi tambahan yang diperlukan untuk proses pembelian yang lebih spesifik. 

Selain itu, dalam praktiknya, banyak perusahaan menggunakan format atau template Purchase Order sendiri untuk memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan tercakup dengan baik dalam dokumen tersebut.

Seperti apa contoh Purchase Order?

Berikut ini contoh Purchase Order sederhana.

Sumber : majoo.id

Contoh di atas adalah versi lebih singkat dari Purchase Order dan hanya mencakup informasi dasar seperti nomor PO, tanggal, rincian pembeli dan penjual, deskripsi produk, jumlah pesanan, harga satuan, dan total biaya.

Bagaimana cara kerja Purchase Order?

Cara kerja Purchase Order melibatkan serangkaian langkah yang melibatkan pembeli dan pemasok atau vendor. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam cara kerja Purchase Order.

1. Mengidentifikasi kebutuhan

Departemen atau individu yang bertanggung jawab untuk pembelian mengidentifikasi kebutuhan akan produk atau layanan tertentu. Kebutuhan ini bisa muncul dari permintaan internal atau pesanan dari pelanggan.

2. Melakukan penyusunan purchase order

Setelah kebutuhan diidentifikasi, pembeli menyusun Purchase Order dengan mencantumkan rincian lengkap tentang produk atau layanan yang akan dibeli, termasuk deskripsi, jumlah pesanan, harga satuan, dan informasi lain yang relevan.

3. Memenuhi syarat persetujuan internal

Sebelum Purchase Order dikirim ke pemasok, biasanya dokumen ini harus disetujui secara internal oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan untuk memastikan kesesuaian dengan anggaran dan persetujuan atas pembelian tersebut.

4. Mengirim purchase order

Setelah Purchase Order disetujui, dokumen tersebut dikirimkan ke pemasok atau vendor yang akan memproses pesanan tersebut.

5. Melakukan konfirmasi penerimaan

Pemasok menerima Purchase Order dan mengkonfirmasi penerimaan serta kesanggupan untuk memenuhi pesanan tersebut sesuai dengan syarat dan ketentuan yang tercantum.

6. Mengirim barang atau layanan

Pemasok mengirimkan barang atau menyediakan layanan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati dalam Purchase Order. Pada saat ini, pihak yang menerima barang atau layanan biasanya mencatat penerimaan secara fisik dan memastikan bahwa pesanan sesuai dengan yang diinginkan.

7. Menerbitkan faktur dan melakukan pembayaran

Setelah barang diterima atau layanan diselesaikan, pemasok mengeluarkan faktur kepada pembeli sesuai dengan rincian yang tercantum dalam Purchase Order. Pembeli kemudian membayarkan jumlah yang tertera dalam faktur sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati.

8. Melakukan rekonsiliasi

Rekonsiliasi dalam konteks Purchase Order (PO) adalah proses perbandingan dan pencocokan data antara informasi yang terdapat dalam PO, faktur yang dikeluarkan oleh pemasok, dan catatan pembayaran yang telah dilakukan oleh pembeli. 

Tujuan dari rekonsiliasi adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi dan pembayaran yang terkait dengan pesanan telah dilakukan dengan benar dan sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan.

Pada tahap rekonsiliasi, pembeli akan memverifikasi bahwa barang atau layanan yang diterima sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam Purchase Order, serta memeriksa kualitas dan kuantitas produk yang telah diterima. 

Selain itu, pembeli akan memeriksa faktur dari pemasok dan memastikan bahwa jumlah yang tertera sesuai dengan harga dan jumlah pesanan dalam Purchase Order.

9. Penutupan dan pencatatan

Setelah semua langkah selesai dan pembelian berhasil diselesaikan, Purchase Order ditutup atau dicatat dalam sistem pembelian perusahaan.

Cara kerja Purchase Order memastikan bahwa proses pembelian berjalan secara terstruktur, transparan, dan sesuai dengan persetujuan antara pembeli dan pemasok. Dokumen ini juga menjadi catatan tertulis yang mengikat kedua belah pihak dan memberikan dasar hukum untuk melindungi hak dan kewajiban para pihak yang terkait di dalam kesepakatan.

Apa perbedaan Purchase Order dengan Purchase Requisition, Sales Order, dan Invoice?

Purchase Order, Purchase Requisition, Sales Order, dan Invoice adalah empat istilah yang saling berkaitan dan bahkan berurutan di dalam proses jual-beli. Urutan tahapan pengajuannya sebagai berikut.

Berikut ini gambaran mengenai urutan sekaligus penjelasan secara lebih mendetail.

1. Purchase Requisition

• Tahap awal dimana departemen atau individu di dalam perusahaan mengajukan permintaan pembelian kepada pihak pembelian.
• Purchase Requisition berisi deskripsi produk atau layanan yang dibutuhkan, jumlah, dan alasan mengapa pembelian tersebut diperlukan.
• Tujuan utama Purchase Requisition adalah untuk menginisiasi proses pembelian dan mendapatkan persetujuan dari manajemen sebelum Purchase Order dibuat.

2. Purchase Order

• Setelah Purchase Requisition disetujui oleh manajemen, pembeli menyusun Purchase Order berdasarkan permintaan tersebut.
• Purchase Order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok atau vendor untuk memesan produk atau layanan tertentu.
• PO berisi rincian lengkap tentang produk yang akan dibeli, termasuk deskripsi, jumlah, harga satuan, total biaya, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya.
• Tujuan utama PO adalah memberikan instruksi tertulis yang jelas kepada pemasok, mengurangi potensi kesalahan dan sengketa, serta mengoptimalkan efisiensi dan transparansi dalam proses pembelian.

3. Sales Order

• Sales Order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai konfirmasi pesanan yang telah diterima.
• Sales Order berisi rincian lengkap tentang produk atau layanan yang dipesan oleh pembeli, termasuk deskripsi, jumlah, harga satuan, total biaya, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya.
• Tujuan utama Sales Order adalah memberikan konfirmasi tertulis tentang pesanan yang telah diterima dari pembeli dan membantu memandu proses pengiriman produk atau layanan.

4. Invoice

• Setelah produk atau layanan dikirim kepada pembeli sesuai dengan Sales Order, pemasok atau vendor mengeluarkan Invoice sebagai tanda bahwa pembayaran atas produk atau layanan yang telah dikirim telah jatuh tempo.
• Invoice komersial berisi rincian tentang produk atau layanan yang dikirim, jumlah, harga satuan, total biaya, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan informasi pembayaran lainnya.
• Tujuan utama invoice adalah meminta pembayaran dari pembeli dan mencatat jumlah yang harus dibayar berdasarkan Purchase Order atau pesanan yang sudah dikirim.

Apa perbedaan Purchase Order dan Pre-order?

Purchase Order (PO) dan Pre-order adalah dua hal yang berbeda dalam konteks proses pembelian. Berikut ini perbedaan di antara keduanya.

Purchase Order (PO):

• Purchase Order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok atau vendor untuk memesan produk atau layanan tertentu.
• PO biasanya dibuat setelah pembeli telah memutuskan untuk membeli produk atau layanan tertentu dan ingin menetapkan perjanjian tertulis dengan pemasok mengenai pembelian tersebut.
• Pada saat pembuatan PO, produk atau layanan yang dipesan biasanya sudah ada dalam stok pemasok atau tersedia untuk segera dikirim kepada pembeli setelah pembelian dibuat.

Pre-order:

• Pre-order adalah istilah yang digunakan ketika pembeli memesan produk atau layanan sebelum produk tersebut tersedia atau sebelum tanggal rilis resminya.
• Pre-order biasanya dilakukan untuk produk-produk yang sangat dinantikan, seperti perangkat elektronik terbaru, permainan video, buku dari penulis terkenal, dan sejenisnya.
• Dalam pre-order, pembeli membuat pesanan dan membayar di muka untuk mengamankan produk atau layanan tersebut sebelum ketersediaan umumnya. Setelah produk atau layanan tersedia, pemasok akan mengirimkan pesanan sesuai dengan tanggal rilis atau pengiriman yang telah ditentukan.

Secara singkat, Purchase Order digunakan ketika produk atau layanan sudah ada dan tersedia untuk dibeli, sedangkan Pre-order digunakan ketika pembeli ingin memesan produk atau layanan sebelum ketersediaan umum atau sebelum tanggal rilis resminya. Mereka memiliki perbedaan dalam konteks waktu dan tujuan pemesanan