EksporApa Itu Freight Forwarding dan Apa Saja Tugas Forwarder?
Freight forwarding adalah proses pengelolaan pengiriman barang dari satu lokasi ke lokasi lainnya melalui berbagai moda transportasi, seperti laut, udara, darat, atau kereta api.
Jasa freight forwarding melibatkan berbagai aktivitas terkait ekspor dan impor, seperti pengumpulan dan konsolidasi barang, pengurusan dokumen pengiriman, pengaturan dan penjadwalan pengiriman, pemrosesan bea cukai, serta pemantauan dan pelacakan pengiriman.
Tujuan utama dari freight forwarding adalah untuk memastikan pengiriman barang yang aman, efisien, dan tepat waktu dari titik asal ke tujuan akhir, sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan pelanggan.
Pihak yang menyediakan aktivitas freight forwarding disebut dengan freight forwarder.
Pada dasarnya, freight forwarder adalah perusahaan atau individu yang bertindak sebagai perantara antara pengirim barang dan berbagai pihak terkait, termasuk maskapai penerbangan, perusahaan pelayaran, perusahaan angkutan darat, dan pihak berwenang terkait.
Freight forwarder memiliki pengetahuan yang mendalam tentang jasa pengurusan regulasi perdagangan internasional, prosedur bea cukai, serta peraturan transportasi dan keamanan.
Mereka juga memiliki jaringan yang luas dengan penyedia jasa layanan transportasi di seluruh dunia, yang memungkinkan mereka untuk menawarkan solusi pengiriman yang optimal dan mengelola berbagai tantangan logistik yang mungkin timbul selama proses pengiriman barang.
Apa saja tugas freight forwarder?
Tugas dan peran freight forwarder dapat bervariasi tergantung pada skala operasional ekspor dan impor yang dilakukan, jenis barang yang dikirimkan, dan negara tempat operasi mereka. Namun secara umum, berikut ini tugas-tugas atau jasa yang ditawarkan perusahaan freight forwarding di sektor ekspor dan impor.
1. Melakukan konsolidasi barang
- Mengumpulkan barang dari berbagai pengirim yang akan dikirimkan ke tujuan yang sama atau berdekatan demi mengoptimalkan penggunaan ruang di dalam kendaraan atau kontainer dan mengurangi biaya pengiriman untuk setiap pengirim. Mereka bekerja sama dengan pengirim untuk mengatur waktu pengumpulan yang sesuai, menjadwalkan penjemputan barang, dan memastikan bahwa barang siap untuk dikirim.
- Setelah barang dikumpulkan, freight forwarder dapat membantu dalam proses pengepakan dan pelabelan. Mereka dapat memberikan petunjuk kepada pengirim tentang jenis kemasan yang sesuai dan memastikan barang dikemas dengan aman dan sesuai dengan persyaratan pengiriman.
- Selain mengumpulkan barang fisik, freight forwarder juga bertanggung jawab untuk memproses dokumen pengiriman yang terkait. Mereka memastikan bahwa dokumen seperti faktur, packing list, dan instruksi pengiriman dikumpulkan, diverifikasi, dan disiapkan dengan benar.
Dalam beberapa kasus, barang yang dikumpulkan mungkin perlu dipisahkan atau dipecah menjadi pengiriman yang lebih kecil sebelum dikonsolidasikan kembali dengan barang dari pengirim lain.
Misalnya ada beberapa pelanggan yang mau mengirim kargo dari Amerika ke Indonesia. Maka, pihak forwarder import akan terlebih dahulu menganalisis jenis-jenis barang yang mau dikirim, lalu dikelompokkan, dan dikirim dalam satu kontainer yang berisi barang-barang sejenis.
Sesampainya di Indonesia, forwarder akan memecahnya kembali sesuai alamat tujuan masing-masing.
Freight forwarder dapat melakukan tugas ini dengan memastikan pemisahan dan pengemasan ulang dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan setiap pengiriman ekspor dan impor tetap teratur.
2. Memberikan panduan dan saran kepada pengirim
Hal ini menyangkut informasi mengenai jenis dokumen yang diperlukan, seperti faktur, packing list, dan sertifikat asal, serta membantu dalam pemenuhan persyaratan bea cukai dan peraturan keamanan. Mereka juga memberikan informasi mengenai pembatasan atau perubahan terkait regulasi yang dapat mempengaruhi pengiriman barang.
Melalui konsultasi yang proaktif, freight forwarder membantu pengirim memahami persyaratan dan menyesuaikan pengiriman agar sesuai dengan regulasi yang berlaku, sehingga memastikan kelancaran proses logistik dan kepatuhan terhadap peraturan.
3. Menyusun dokumen pengiriman dan pengurusan dokumen bea cukai
Freight forwarder bertanggung jawab menyusun dokumen-dokumen penting seperti faktur, packing list, dan instruksi pengiriman yang diperlukan dalam proses pengiriman barang. Dokumen-dokumen ini memberikan informasi rinci tentang barang, termasuk deskripsi, jumlah, berat, nilai, dan instruksi pengemasan.
Selain itu, jasa freight forwarder juga mencakup soal mengurus dokumen bea cukai yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan impor dan ekspor. Mereka memastikan bahwa pemberitahuan kepabeanan diajukan dengan benar dan persetujuan dokumen bea cukai diperoleh sebelum pengiriman dilakukan.
Dalam hal ini, freight forwarder bekerja sama dengan otoritas bea cukai untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan prosedur kepabeanan yang berlaku, sehingga meminimalkan risiko penundaan atau masalah bea cukai selama proses pengiriman barang.
4. Menyediakan kelengkapan fitur asuransi pengiriman barang
Freight forwarder menyediakan layanan asuransi pengiriman barang yang bertujuan untuk melindungi pengirim dari risiko kerusakan atau kehilangan selama proses pengiriman. Freight forwarder bekerja sama dengan perusahaan asuransi untuk memberikan opsi asuransi kepada pengirim barang.
Mereka membantu pengirim dalam menentukan jenis asuransi yang sesuai untuk barang yang akan dikirim, termasuk mengevaluasi nilai barang, mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi selama pengiriman, memberikan saran tentang perlindungan asuransi yang diperlukan, dan membantu proses klaim asuransi jika diperlukan.
5. Menentukan moda transportasi yang tepat untuk pengiriman paket
Freight forwarder bertugas menganalisis jenis barang, jarak, waktu pengiriman, serta kebutuhan khusus pelanggan untuk memilih moda transportasi yang paling tepat, seperti pengiriman melalui laut, udara, darat, atau kereta api.
Selain itu, freight forwarder juga bertanggung jawab dalam penyusunan rute pengiriman yang efisien, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti jarak, biaya, waktu tempuh, dan keandalan moda transportasi yang tersedia.
Selanjutnya, freight forwarder bekerja dalam negosiasi dengan perusahaan pelayaran, maskapai penerbangan, dan perusahaan angkutan darat untuk menyelenggarakan pengangkutan barang.
Mereka mengatur kontrak pengiriman, melakukan pemesanan tempat di kapal atau pesawat, serta mengatur jadwal dan koordinasi pengiriman dengan pihak-pihak terkait.
Misalnya kamu mau mengirim paket makanan ke Malaysia, maka idealnya mitra freight forwarder-mu akan menyarankan pengiriman via udara yang lebih cepat untuk menghindari risiko kerusakan kualitas makanan sebaik mungkin.
6. Melakukan pemantauan status pengiriman secara real-time
Freight forwarder menggunakan sistem dan teknologi pelacakan yang canggih untuk memantau pergerakan barang dari titik asal hingga tujuan akhir. Mereka mengawasi perjalanan barang, memperoleh pembaruan mengenai lokasi, kondisi, dan waktu tiba yang terkait dengan pengiriman tersebut.
Sebagian jasa freight forwarding menawarkan jasa delivery at place. Artinya, barang dijemput dari alamat asal dan barang diantar hingga ke alamat tujuan dalam satu paket jasa pengiriman.
Jika sampai terjadi penundaan atau masalah dalam pengiriman, freight forwarder dapat secara proaktif mengambil tindakan untuk mengatasi situasi tersebut dan memberikan pembaruan kepada pelanggan.
Pelacakan dan pemantauan pengiriman secara aktif menjadi bagian dari jasa freight forwarder demi memastikan bahwa pengiriman berjalan sesuai jadwal yang ditetapkan, memberikan visibilitas yang baik kepada pelanggan, dan meminimalkan risiko potensial yang dapat terjadi selama proses pengiriman barang.
7. Berkoordinasi dengan otoritas bea cukai dan petugas pelabuhan
Koordinasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen pengiriman diproses dengan benar dan memenuhi persyaratan bea cukai yang berlaku. Selain itu, freight forwarder juga mengoordinasikan dengan perwakilan pelabuhan dalam hal pengaturan administrasi, izin bongkar muat, serta pemeriksaan keamanan dan kesehatan.
Selama proses pengiriman, freight forwarder juga bertanggung jawab dalam menangani dan menyelesaikan masalah logistik yang mungkin timbul. Hal ini meliputi penanganan perubahan jadwal pengiriman, penundaan yang tak terduga, kerusakan barang, atau masalah bea cukai.
Freight forwarder akan berusaha mencari solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah tersebut, baik dengan bernegosiasi dengan pihak terkait, mengkoordinasikan pengaturan ulang pengiriman, atau mengurus klaim kerusakan barang.
8. Membuat pelaporan administrasi pengiriman barang dan faktur pembayaran
Ada beberapa tanggung jawab atau jasa dari pihak freight forwarder menyangkut pelaporan administrasi dan faktur pembayaran, antara lain:
- Membuat laporan terkait pengiriman barang, seperti laporan status pengiriman, laporan biaya, membantu pengajuan commercial invoice, dan laporan pelacakan.
- Mengurus administrasi terkait fakturasi dan pembayaran kepada pihak terkait, termasuk perusahaan pelayaran, maskapai penerbangan, dan perusahaan angkutan darat yang terlibat dalam pengiriman barang sesuai tenggat waktu yang ditetapkan.
- Menyusun dokumen dan catatan pengiriman yang akurat dan lengkap, yang dapat digunakan sebagai referensi dalam pengarsipan dan audit.
Dengan melaksanakan tugas administratif ini dengan baik, freight forwarder memastikan transparansi dan keakuratan dalam hal pelaporan dan administrasi terkait pengiriman barang, serta menjaga hubungan yang baik dengan pihak terkait melalui penyelesaian yang tepat waktu dan efisien terkait fakturasi dan pembayaran.
Freight forwarding adalah layanan yang tidak terpisahkan dari industri logistik yang memainkan peran penting dalam mengelola pengiriman barang secara efisien dan tepat waktu.
Dengan pengalaman dan pengetahuan yang mendalam tentang regulasi perdagangan internasional, persyaratan bea cukai, serta berbagai moda transportasi, freight forwarder mampu menyediakan solusi yang komprehensif untuk memenuhi kebutuhan pengiriman barang pelanggan.
Mereka mengurus berbagai aspek logistik, mulai dari pengumpulan dan konsolidasi barang, pengurusan dokumen, pemilihan moda transportasi, hingga pelacakan pengiriman dan penanganan masalah logistik yang mungkin timbul.
Melalui kerja sama dengan pihak berwenang, negosiasi dengan penyedia layanan transportasi, dan peran aktif dalam administrasi dan pelaporan, freight forwarder menghilangkan berbagai hambatan dan kesulitan bagi individu yang ingin mengimpor atau mengekspor paket dengan upaya sendiri.
Meski begitu, utamakan untuk memilih mitra forwarding yang terpercaya. Cari tahu reputasi mereka, baik secara online maupun dari pendapat dari sesama individu yang pernah menggunakan jasa freight forwarding, demi mendapatkan pengalaman yang terbaik.
Keuntungan menggunakan jasa freight forwarding
Dibandingkan mengurus pengiriman paketmu sendiri, sangat disarankan untuk menggunakan jasa freight forwarding. Berikut ini beberapa kemudahan dan keuntungan yang kamu bisa dapatkan dari jasa freight forwarding.
- Kamu tidak perlu direpotkan dengan urusan administrasi karena forwarder yang akan mengurus semuanya. Kamu tinggal terima beres dari mulai barang dijemput hingga tiba di alamat tujuan.
- Forwarder akan membantumu menentukan jenis pengiriman yang tepat untuk barangmu. Apakah melalui jalur darat, laut, atau udara. Durasi pengiriman pun bisa dipercayakan kepada mereka dalam menentukan waktu yang paling efisien.
- Kamu bisa memilih durasi pengiriman ekspres dengan cukup menambahkan biaya kirim. Sebaliknya, jika kamu tidak mempermasalahkan durasi tiba, kamu bisa memilih biaya kirim yang termurah.
- Khusus buat pengusaha kecil menengah, mempercayakan jasa forwarding bisa menjadi solusi yang tepat dalam mendatangkan barang impor secara lebih mudah dan cepat. Jaringan dan kemampuan negosiasi forwarder memungkinkan barang impor bisa tiba sesuai prediksi dalam keadaan aman. Pengusaha cukup menyiapkan budget sesuai kesepakatan dan selanjutnya bisa segera memasarkan kembali lebih cepat.
Pilih Arahin.id sebagai mitra freight forwarding terpercaya
Sebagai perusahaan freight forwarding dengan pengalaman bertahun-tahun, Arahin layak untuk menjadi pilihan utamamu sebagai mitra pengiriman paket berskala internasional, baik ekspor maupun impor.
Cakupan area tujuan yang bisa dicapai Arahin mencakup negara-negara di hampir semua benua dengan penawaran kemudahan pengurusan administrasi bea cukai dan biaya kirim yang lebih hemat untuk pelanggan di Indonesia.
Arahin juga bisa menjemput paketmu di rumah dan langsung memproses pengiriman di hari itu juga sebagaimana jadwal pengantaran terbuka tiap hari. Kamu pun bisa memantau lokasi terkini paketmu secara online kapan saja.
Yuk, konsultasikan kebutuhan pengiriman barangmu di Arahin.id sekarang!
