Arti dan Peran Shipper dalam Konteks Ekspor-Impor

 Shipper artinya adalah individu, perusahaan, atau entitas yang bertanggung jawab untuk mengatur transportasi barang dari satu lokasi ke lokasi lainnya. 

Shipper biasanya adalah pihak yang melakukan ekspor atau impor barang dan bertanggung jawab untuk mengemas barang, menyiapkan dokumen pengiriman, dan mengatur pengangkutan barang ke pelabuhan atau bandara untuk dikirimkan ke tujuan akhir. 

Mereka juga bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan perizinan ekspor atau impor, termasuk dokumen ekspor, dokumen impor, dan tata cara pengiriman internasional.

Apa fungsi dan peran shipper?

Shipper dalam bahasa Indonesia berarti pengirim. Fungsi dan peran shipper (pengirim) dalam konteks ekspor dan impor meliputi beberapa poin berikut.

• Bertanggung jawab untuk mempersiapkan barang yang akan dikirim. Ini meliputi kegiatan seperti pemilihan dan pengepakan barang dengan aman dan sesuai standar, pelabelan, dan persiapan dokumentasi terkait barang.
• Memilih metode pengiriman yang paling sesuai untuk mengirim barang. Mereka perlu mempertimbangkan faktor seperti jenis barang, jarak, waktu pengiriman yang diinginkan, anggaran, dan persyaratan khusus lainnya.
• Menyiapkan dan mengelola dokumen pengiriman yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan ekspor dan impor. Ini termasuk dokumen seperti faktur komersial, sertifikat asal, daftar kemasan, dokumen asuransi, dan instruksi pengiriman.
• Melakukan koordinasi terhadap semua aspek logistik pengiriman. Mereka bekerja sama dengan perusahaan pengangkut barang, seperti maskapai penerbangan, perusahaan pelayaran, atau perusahaan angkutan darat, untuk mengatur pengiriman barang dari titik asal ke tujuan akhir.
• Memahami dan mengurus prosedur bea cukai yang berlaku dalam ekspor dan impor. Mereka harus memastikan bahwa barang yang dikirim memenuhi persyaratan bea cukai dan menyediakan dokumen yang diperlukan untuk proses pabean.
• Jika terjadi masalah selama pengiriman, shipper yang harus berkoordinasi dengan perusahaan transportasi dan mengurus klaim atau penyelesaian masalah yang mungkin timbul, seperti kerusakan barang atau keterlambatan pengiriman.

Secara keseluruhan, peran shipper adalah memastikan barang yang akan dikirim dipersiapkan dengan baik, mengorganisir dan mengatur proses pengiriman, serta memastikan kepatuhan terhadap persyaratan ekspor dan impor yang berlaku.

Bagaimana cara kerja shipper?

Selanjutnya kita akan mencari tahu contoh cara kerja shipper (pengirim) di dalam proses pengiriman barang ke luar negeri. Cara kerja mereka bisa kita pahami melalui serangkaian langkah-langkah berikut.

1. Mengidentifikasi barang dan menyusun persiapan dokumen

Shipper mengidentifikasi barang yang akan dikirim. Ini termasuk menentukan jenis barang, jumlah, berat, dimensi, nilai, dan persyaratan khusus lainnya.

Selanjutnya menyusun dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pengiriman, seperti faktur komersial, sertifikat asal, daftar kemasan, dan dokumen asuransi. Mereka juga mempersiapkan instruksi pengiriman yang berisi informasi penting tentang pengiriman, seperti alamat pengirim, alamat penerima, dan metode pengiriman yang dipilih.

2. Mengurus pengemasan dan pelabelan barang, sekaligus menentukan metode pengiriman

Shipper melakukan pengepakan barang dengan aman dan sesuai standar. Mereka menggunakan bahan kemasan yang tepat dan melindungi barang agar tidak rusak selama pengiriman. Shipper juga melabeli kemasan dengan informasi yang diperlukan, seperti alamat pengirim, alamat penerima, dan tanda pengenal barang.

Selain itu, shipper juga yang memilih metode pengiriman yang paling sesuai untuk barang yang akan dikirim dengan mempertimbangkan faktor seperti jenis barang, jarak pengiriman, waktu yang dibutuhkan, anggaran, dan persyaratan khusus lainnya. Metode pengiriman bisa meliputi pengiriman udara, pengiriman laut, atau pengiriman darat.

3. Berkoordinasi dengan pihak freight forwarder

Jika diperlukan, shipper dapat bekerja sama dengan freight forwarder (jasa pengangkut barang) untuk mengatur pengiriman. Mereka berkomunikasi dengan freight forwarder untuk menyampaikan informasi tentang barang, metode pengiriman, dan instruksi khusus lainnya. Freight forwarder akan membantu mengelola logistik dan pengiriman barang.

4. Melakukan pengaturan transportasi dengan pihak pengangkut

Shipper mengatur transportasi barang dari titik asal ke tujuan akhir. Mereka berkoordinasi dengan perusahaan pengangkut barang, seperti maskapai penerbangan, perusahaan pelayaran, atau perusahaan angkutan darat, untuk mengatur pengiriman sesuai metode yang dipilih.

5. Memeriksa ulang persyaratan bea cukai dan menyerahkan kepada pihak berwenang

Sebelum barang dikirim, terlebih dahulu shipper harus memastikan bahwa barang yang dikirim memenuhi persyaratan bea cukai yang berlaku. Mereka memastikan bahwa dokumen-dokumen yang diperlukan, seperti faktur komersial, sertifikat asal, atau dokumen pabean, sudah beres dan diserahkan sesuai prosedur yang ditentukan.

6. Melakukan pemantauan pengiriman

Walau barang atau paket sudah diproses dan dikirim, tugas shipper belum selesai. Mereka masih harus memantau pengiriman barang untuk memastikan bahwa barang tiba sesuai jadwal dan dalam kondisi yang baik. Mereka bisa menggunakan layanan pelacakan pengiriman yang disediakan oleh perusahaan pengangkut barang atau freight forwarder.

7. Menyelesaikan masalah atau risiko apa pun yang dapat menghambat proses pengiriman

Jika terjadi masalah selama pengiriman, shipper bekerja sama dengan freight forwarder atau perusahaan transportasi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Mereka dapat mengurus klaim, penjadwalan ulang pengiriman, atau pemulihan barang yang rusak.

Cara kerja shipper melibatkan pemahaman mendalam tentang persyaratan pengiriman, prosedur bea cukai, dan pemilihan metode pengiriman yang tepat. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang dikirim dengan aman, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Tips menjadi shipper yang andal

Buat kamu yang tertarik untuk menjadi seorang shipper atau mungkin kamu membutuhkan tips-tips tambahan tentang cara menjadi shipper yang andal, kamu bisa perhatikan beberapa hal bermanfaat berikut ini.

1. Awali dengan memahami seluk-beluk persyaratan dan regulasi di bidang ekspor impor. Pelajari peraturan bea cukai, persyaratan dokumen, pembatasan barang tertentu, dan prosedur pengiriman internasional. Upayakan untuk selalu up-to-date dengan perubahan dalam peraturan dan kebijakan yang berlaku.
2. Menjadi ahli dalam industri dan pasar yang kamu fokuskan adalah kunci untuk menjadi shipper yang andal. Pahami tren pasar, kebutuhan pelanggan, dan dinamika bisnis di sektor ekspor dan impor. Lakukan riset tentang produk, persaingan, dan perubahan dalam permintaan pasar.
3. Jalin kemitraan yang kuat dengan mitra bisnis seperti freight forwarder, perusahaan transportasi, agen bea cukai, dan penyedia layanan logistik lainnya adalah penting. Pilih mitra yang andal dan berpengalaman untuk mendukung operasi pengiriman. Jangan segan untuk menjaga komunikasi yang baik dengan mereka dan berkolaborasi dalam mengatasi tantangan dan memastikan kelancaran pengiriman barang.
4. Identifikasi dan kelola risiko yang terkait dengan proses pengiriman barang. Pertimbangkan aspek-aspek seperti kerusakan barang, keterlambatan pengiriman, masalah bea cukai, perubahan kebijakan perdagangan, atau fluktuasi mata uang. Buat rencana mitigasi risiko yang efektif dan berkomunikasi dengan mitra bisnis Anda untuk meminimalkan dampaknya.
5. Upayakan untuk berkomunikasi secara efektif dan tepat waktu dengan semua pihak terlibat, termasuk pelanggan, mitra bisnis, perusahaan transportasi, dan pihak yang terkait lainnya, sangat penting. Pastikan kamu menjaga saluran komunikasi terbuka, merespons permintaan dengan cepat, memberikan pembaruan secara teratur, dan memberikan informasi yang akurat kepada semua pihak yang terlibat.
6. Lakukan evaluasi dengan cermat terkait metode pengiriman yang paling sesuai untuk barang yang akan dikirim. Pertimbangkan kecepatan, keamanan, biaya, dan persyaratan khusus yang mungkin ada. Memilih metode pengiriman yang tepat akan membantu memastikan kepuasan pelanggan dan kelancaran proses pengiriman.
7. Senantiasa meningkatkan keahlian dan pengetahuan di dalam industri ekspor dan impor yang kerap berkembang dan berubah. Tingkatkan pengetahuan tentang proses pengiriman internasional, teknologi terkini dalam logistik, tren pasar global, dan inovasi dalam industri. Ikuti pelatihan, seminar, atau konferensi yang relevan dan jaringan dengan para profesional di industri.
8. Fokuskan perhatian kepada layanan pelanggan. Layanan pelanggan yang unggul adalah kunci untuk menjadi shipper yang andal. Tidak cuma ahli di sisi pemasaran saja, tapi berikan pelayanan yang baik kepada pelanggan juga, tanggap terhadap permintaan mereka, berikan informasi yang akurat, dan tangani keluhan dengan cepat dan efisien. Pertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan untuk membangun kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
9. Pantau kinerja dan evaluasi: Selalu pantau kinerja semua pengiriman dan evaluasi prosesnya secara teratur. Tinjau prosedur pengiriman, identifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan terapkan perbaikan yang diperlukan. Melakukan evaluasi berkelanjutan akan membantu dirimu meningkatkan efisiensi dan keandalan operasi pengiriman.

Dengan mempraktikkan tips ini dan membangun reputasi sebagai shipper yang andal, pada akhirnya kamu dapat membangun kepercayaan pelanggan, meningkatkan efisiensi operasional, dan mencapai kesuksesan dalam industri ekspor dan impor.

Istilah-istilah terkait dengan shipper

Ada beberapa istilah di bidang ekspor impor yang kerap dikaitkan dengan peran shipper, seperti freight forwarder, carrier, consignee, dan notify party. Mari kita cari tahu apa fungsinya masing-masing.

1. Freight forwarder (pengangkut barang)

Freight forwarder adalah perusahaan atau agen logistik yang bertindak sebagai perantara antara shipper dan perusahaan transportasi. Mereka bertanggung jawab untuk berkoordinasi dan mengatur seluruh proses pengiriman barang. 

Freight forwarder mengurus logistik pengiriman, termasuk pemilihan metode pengiriman, pemilihan perusahaan transportasi, pengemasan, pengurusan dokumen, asuransi, dan penanganan bea cukai. Mereka bekerja atas nama shipper untuk memastikan pengiriman barang yang efisien dan tepat waktu.

2. Carrier (perusahaan pengangkut barang)

Carrier adalah perusahaan transportasi yang bertanggung jawab untuk mengangkut barang dari satu lokasi ke lokasi lainnya. Mereka bisa berupa maskapai penerbangan, perusahaan pelayaran, atau perusahaan angkutan darat. 

Carrier memiliki kendaraan atau kapal sendiri dan menyediakan layanan transportasi fisik. Mereka bekerja atas kontrak dengan shipper atau freight forwarder untuk mengangkut barang sesuai dengan instruksi dan persyaratan yang ditentukan.

3. Consignee (penerima barang)

Consignee adalah pihak atau entitas yang ditunjuk sebagai penerima barang yang dikirim. Consignee adalah penerima sah yang menerima barang tersebut setelah tiba di tujuan akhir. 

Mereka bisa menjadi perusahaan atau individu yang telah membeli barang atau memiliki hak atas barang yang dikirim. Tanggung jawab consignee adalah menerima barang, memeriksa keadaan barang, mengurus pabean (jika diperlukan), dan mengambil langkah-langkah untuk menerima dan menggunakan barang tersebut.

4. Notify party (pihak yang diberitahu)

Notify party adalah pihak atau entitas yang ditunjuk oleh shipper atau freight forwarder untuk diberitahu tentang status pengiriman. Notify party biasanya adalah agen atau perusahaan yang berada di tujuan pengiriman dan bertanggung jawab untuk menerima pemberitahuan atau informasi terkait pengiriman barang. 

Mereka mungkin tidak memiliki peran aktif dalam penerimaan barang, tetapi akan menerima pemberitahuan mengenai kedatangan atau keterlambatan barang untuk kemudian memberikan informasi tersebut kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

Jadi jika dipersingkat, masing-masing peran mereka seperti ini.

• Shipper adalah pengirim barang yang bertanggung jawab untuk mengatur pengiriman.
• Freight forwarder adalah perusahaan atau agen yang berkoordinasi terkait logistik pengiriman.
• Carrier adalah perusahaan transportasi yang mengangkut barang.
• Consignee adalah penerima barang.
• Notify party adalah pihak yang diberitahu tentang status pengiriman.

Andalkan Arahin sebagai mitra pengiriman barang dari dan ke luar negeri

Percayakan pengiriman urusanmu kepada Arahin.id sebagai pilihan terbaik untuk kebutuhan ekspor dan impor. Arahin menyediakan layanan pengiriman barang atau paket ke negara-negara di seluruh benua. 

Dengan Arahin.id, kamu akan mendapatkan layanan penjemputan dan pengantaran barang di dalam maupun luar negeri tanpa biaya tambahan, serta kemudahan dalam mengurus administrasi dan layanan live tracking 24 jam. 

Tidak peduli seberapa besar paketmu, Arahin menjamin pengiriman yang aman dan tepat waktu ke alamat tujuan dengan biaya pengiriman yang sangat hemat sehingga memberikan keuntungan finansial di setiap pengirimannya. 

Percayakan pengiriman berskala internasionalmu kepada Arahin.id, mitra terpercaya dalam ekspor dan impor, dan rasakan keamanan, kemudahan, dan profesionalitas dalam setiap pengirimanmu.